Сущность и значение кадровой политики, ее задачи и функции. Определение видов документов в деятельности отдела кадров организации ООО "Автотрэвэл". Порядок подготовки приказов по личному составу. Анализ кадровой работы предприятия, ее усовершенствование.
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http : www . allbest . ru /
НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«МОСКОВСКИЙ ИНСТИТУТ ЮРИСПРУДЕНЦИИ»
КАФЕДРА ГОСУДАРСТВЕННО-ПРАВОВЫХ ДИСЦИПЛИН И ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ
ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА
Тема: Совершенствование кадрового делопроизводства в негосударственном предприятии (на примере ООО «Автотрэвэл»)
Студентка: Гуськова Анастасия Сергеевна
Специальность 032001.65 «Документоведение и
документационное обеспечение управления»
Научный руководитель:
к.с.н., Кандаурова Татьяна Ивановна
МОСКВА 2012
Введение
1. Теоретические аспекты деятельности кадровой политики
1.1 Сущность и значение кадровой политики
1.2 Задачи и функции кадровой политики
2. Кадровая служба ООО «Автотрэвэл»
2.1 Общая характеристика организации ООО «Автотрэвэл»
2.2 Кадровые документы ООО «Автотрэвэл»
2.3 Порядок подготовки приказов по личному составу
2.4 Порядок оформление документов при приеме на работу
2.5 Порядок подготовки документов на отпуск
2.6 Порядок оформление документов при переводе
2.7 Расторжение трудового договора
3. Кадровая служба в ООО «Автотрэвэл»
3.1 Анализ кадровой политики ООО «Автотрэвэл»
3.2 Разработка предложений по совершенствованию кадровой политики ООО «Автотрэвэл»
Список использованных источников
Введение
Кадровая служба - совокупность правил и норм, целей и представлений, которые определяют направление и содержание работы с персоналом. Через кадровую деятельность осуществляется реализация целей и задач управления персоналом, поэтому её считают ядром системы управления персоналом.
Работа коммерческой организации определяется эффективностью всех процессов, происходящих в ней на различных этапах ее деятельности. Рентабельность организации на прямую зависит от деятельности ее сотрудников, в виду этого правильно построенная кадровая политика является одним из важнейших вопросов организации работы предприятия в целом. Деятельность кадровой службы опосредованно направлена на получение организацией дополнительной прибыли, и именно этот факт определяет ее суть. Прибыль невозможна без работы персонала, а значит, скорость получения прибыли и ее размеры напрямую зависят от эффективности работы кадровой службы.
Актуальность темы дипломной работы обусловлена тем, что деятельность отдела кадров как никакой другой вид деятельности нуждается в правильно построенной системе документационного обеспечения. Кадровая работа и вся система задач отдела кадров на предприятии связана с людьми как самым важным фактором производственных отношений, и поэтому ошибки в кадровой работе недопустимы. отдел кадровый приказ
Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. Эти документы отражают трудовую деятельность работника и подтверждают трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Кроме того, кадровые документы различают по их способности выступать в роли правового акта. Например, приказ, с одной стороны, удостоверяет, подтверждает наличие юридического факта заключения, изменения или прекращения трудового договора, т. е. является распорядительным документом. С другой стороны, приказ регистрирует этот факт и выступает в роли первичного учетного документа и порождает технологическую цепочку учетных и отчетных кадровых документов. Поэтому приказ по личному составу как вид документа может быть одновременно отнесен не только к унифицированной системе организационно-распорядительной документации, но и к унифицированной системе первичной учетной документации.
Объектом исследование дипломной работы организация документационного обеспечения кадровой службы Общества с ограниченной ответственностью «Автотрэвэл».
Предметом исследования является - совершенствование кадровой деятельности ООО «Автотрэвэл» - организация по перевозкам пассажиров, располагающаяся в подмосковном городе Королев с количеством жителей 250 000 тысяч человек. Город Королев находится в 17 км. от города Москвы на федеральной трассе Москва - Холмогоры. ООО «Автотрэвэл» осуществляет перевозки пассажиров по маршрутам, соединяющие такие города, как: г. Москва, г. Ярославль, г. Сергиев-Посад, г. Александров, г. Рыбинск, г. Королев, г. Пушкино. Объем перевозок в 2011 году составил 6,85 млн. человек. ООО «Автотрэвэл» располагает штатом сотрудников всех подразделений в количестве 444 человек.
Целью написания дипломной работы является анализ организационного обеспечения деятельности и совершенствование кадровой деятельности в работе отдела кадров ООО «Атотрэвэл».
Основные задачи, поставленные при написании данной дипломной работы и анализе кадровой работы в ООО «Автотрэвэл»:
Рассмотрение задач и функций работы отдела кадров на предприятии;
Определение видов документов в деятельности отдела кадров организации;
Написание характеристики документооборота кадровой работы ООО «Автотрэвэл»;
Проведение комплексного анализа кадровой работы ООО «Автотрэвэл» с целью выявления слабых мест и последующего внедрения нововведений.
При написании дипломной работы были использованы такие источники, как Трудовой Кодекс Российской Федерации, который регулирует трудовые отношения работодателя с работником. На основании статей трудового кодекса, на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода работников.
Новизна полученных результатов исследования состоит в том, что впервые разработаны предложения по совершенствованию кадровой деятельности предприятия и изменение в поиске и подборе сотрудников в ООО «Автотрэвэл».
Структура работы обусловлена логикой исследования, его целями и задачами. Работы состоит из введения, трёх глав, заключения, списка использованной литературы, а также приложений.
Во введении обоснована актуальность данной работы, определяется объект и предмет, поставлены цели и задачи исследования.
В первой главе рассматриваются сущность и значение кадровой политики, раскрывается теоретическое значение делопроизводства, основное содержание кадровой политики, описываются задачи и функции кадровой деятельности на предприятии.
Во второй главе описывается характеристика организации ООО «Автотрэвэл», рассматриваются кадровые документы и работа кадрового делопроизводства.
В третьей главе предлагаются мероприятия по совершенствованию кадровой деятельности предприятия, производится разработка должностных инструкций, изменение в штатном расписание, изменение к поиску и подбору сотрудников.
В заключении обобщаются сведения о кадровой деятельности и ее функциях. Приводятся прогнозируемые результаты при внедрении мероприятий для совершенствования кадровой деятельности.
1. Теоретические аспекты деятельности кадровой службы
1.1 Сущность и значение кадровой политики
Кадровая политика формируется руководством организации, реализуется кадровой службой в процессе выполнения её работниками своих функций. Она находит свое отражение в следующих нормативных документах:
Правилах внутреннего распорядка;
Коллективном договоре.
Термин "кадровая политика" имеет широкое и узкое толкования:
1. система правил и норм (которые должны быть осознаны и определенным образом сформулированы), приводящих человеческий ресурс в соответствие со стратегией фирмы (отсюда следует, что все мероприятия по работе с кадрами: отбор, составление штатного расписания, аттестация, обучение, продвижение - заранее планируются и согласовываются с общим пониманием целей и задач организации);
2. набор конкретных правил, пожеланий и ограничений во взаимоотношениях людей и организации. В этом смысле, например, слова: "Кадровая политика нашей фирмы состоит в том, чтобы брать на работу людей только с высшим образованием" - могут использоваться в качестве аргумента при решении конкретного кадрового вопроса. По материалам сайта: http://ru.wikipedia.org/wiki/Заглавная_страница
Формирование кадровой политики является принципиальная ориентация на собственный персонал или на внешний персонал, степень открытости по отношению к внешней среде при формировании кадрового состава.
Открытаякадровая политика характеризуется тем, что организация прозрачна для потенциальных сотрудников на любом уровне, организация готова принять на работу любого специалиста соответствующей квалификации без учета опыта работы в других организациях. Такая кадровая политика может быть адекватна для новых организаций, ведущих агрессивную политику завоевания рынка, ориентированных на быстрый рост и стремительный выход на передовые позиции в своей отрасли.
Закрытая кадровая политика характеризуется тем, что организация ориентируется на включение нового персонала только с низшего должностного уровня, а замещение происходит только из числа сотрудников организации. Такая кадровая политика характерна для компаний, ориентированных на создание определенной корпоративной атмосферы, формирование особого духа причастности.
Кадровая стратегия организации является важной частью успешного ведения бизнеса. К основным и наиболее важным ресурсам организации относятся, прежде всего, люди. Хорошо проработанная, соотносящаяся с реальностью кадровая стратегия - это одно из самых важных направлений деятельности руководства организации. Это позволяет добиться оптимального взаимодействия человека и организации, а также их взаимоотношения с внешней средой . Столяренко, Л.Д. Психология и этика деловых отношений: Учебное пособие. - 2 изд., доп. и перераб./ Столяренко Л.Д. - Ростов на Дону: Издательство «Феникс», 2003 г.
Основное содержание кадровой политики: обеспечение рабочей силой высокого качества, включая планирование, отбор и наём, высвобождение (выход на пенсию, увольнения), анализ текучести кадров и др.; совершенствование организации и стимулирования труда, обеспечение техники безопасности, социальные выплаты; развитие работников, профориентация и переподготовка, проведение аттестации и оценки уровня квалификации, организация продвижения по службе.
Уровень развития персонала непосредственно влияет на конкурентные возможности организации и ее стратегические преимущества. Конкурентоспособное предприятие стремится максимально эффективно использовать возможности сотрудников, создавая все усилия для наиболее полной отдачи и интенсивного развития их потенциала. Существует немало печальных примеров того, как непродуманные решения кадровых вопросов приводили организацию к краху. Если предприятие свой персонал рассматривает как основной источник стабильного существования и процветания бизнеса, то практика говорит о том, что такие организации добиваются успеха и могут быть конкурентоспособными . Есипов, В.Е. Оценка бизнеса: 2 изд./ Есипов В.Е. - СПб.: Издательство «Питер», 2008.
Основной принципкадровой политики за-ключается в том, что одинаково необходимо достижение инди-видуальных и организационных целей. Главными принципами отдельных направлений кадровой по-литики организации можно назвать следующие (Табл. 1): Ссылка на http://www.webarhimed.ru/
Таблица №1
|
№ п/п |
Направления |
Принципы |
Характеристика |
|
|
Управление персоналом организации |
Одинаковой необходимости достижения индивидуальных и организаци-онных целей (основной) |
Необходимость искать честные компромиссы между администрацией и работника-ми, а не отдавать предпочте-ние интересам организации |
||
|
Подбор и расстановка персонала |
соответствия профессиональной компетенции практических достижений индивидуальности |
Соответствие объема зада-ний, полномочий и ответ-ственности возможностям человека Уровень знаний, соответству-ющий требованиям должности Требуемый опыт, руководящие способности (организация собственной работы и подчи-ненных) Облик, интеллектуальные черты, характер, намерения, стиль" руководства |
||
|
Формирование и подготов-ка резерва для выдвижения на руководящие должности |
Конкурсности индивидуальной подготовкипроверки делом соответствия должности регулярности оценки индиви-дуальных качеств и возмож-ностей |
Отбор кандидатов на кон-курсной основе Планомерная смена должнос-тей по вертикали и горизонтали Подготовка резерва на кон-кретную должность по инди-видуальной программе Эффективная стажировка на руководящих должностях Степень соответствия кандидата на должность в настоящий момент Оценка результатов деятель-ности, собеседования, выявле-ние склонностей и т.п. |
||
|
Оценка и аттестация персонала |
Отбора показателей оценки оценки квалификации оценки осуществления заданий |
Система показателей, учитывающих цель оценок, критерии оценок, частоту оценок Пригодность, определение знаний, необходимых для выполнения данного вида деятельности Оценка результатов деятельности |
||
|
Развитие персонала |
Повышения квалификации самовыражения саморазвития |
Необходимость периодичного пересмотра должностных инструкций для постоянного развития персонала Самостоятельность, самоконтроль, влияние на формирование методов исполнения Способность и возможность саморазвития |
||
|
Мотивация и стимулирова-ние персонала, оплата труда |
Соответствия оплаты труда объему и сложности выполняемой работы равномерного сочетания стимулов и санкций мотивации |
Эффективная система оплаты труда Конкретность описания задач, обязанностей и показателей Побудительные факторы, влияющие на повышение эффективности труда |
Любое предприятие, ориентированное на успешное существование и развитие, планируют свою работу не только на ближайшее будущее, но и на отдаленную перспективу. Важную роль в этих планах играет кадровая политика и кадровая стратегия. Практика функционирования многих организаций свидетельствует о четкой взаимосвязи стратегических решений по их управлению с системой управления персоналом. Поэтому планирование работы с персоналом позволяет добиться поставленных целей с минимальными затратами материальных и человеческих ресурсов.
1.2 Задачи и функции отдела кадров на предприятии
Для любой коммерческой организации главное - труд и его результаты. Для практически любого бизнеса применима технология ресурсного управления. Она позволяет довольно точно оценить, чем располагает компания, какие вследствие этого имеет возможности, чего не хватает для реализации ее планов.
Есть несколько ресурсов компании. Первое - материальные активы, воплощенные в сооружениях, станках, товарных запасах и т.д. Второе - это финансовые активы в виде основных оборотных средств, а также кредитных ресурсов. Далее - нематериальные активы в виде ноу-хау, торговых марок, репутации компании на рынке. Есть еще административный ресурс. Он близок к трудовому, поскольку речь уже идет о людях. Он обеспечивается выстроенной в компании системой управления, личными деловыми качествами управляющих всех звеньев. И трудовые ресурсы. Отдел кадров - визитная карточка предприятия. Первый шаг человека на предприятии - это отдел кадров. А человеку свойственно запоминать начало и конец разных событий. По материалам сайта: http://www.bizneshaus.ru/kadry.html
Для более эффективного управления производством менеджментом было разработано стратегическое планирование, которое затронуло всю деятельность организации, в том числе и управление персоналом. И здесь главным элементом, определяющим направление деятельности, является кадровая политика. Она призвана обеспечить оптимальный баланс процессов обновления и сохранения численного и качественного состава персонала в его развитии в соответствии с потребностями самой организации, требованиями действующего законодательства, состоянием рынка труда, учетом тенденций деятельности профсоюзов и других организаций, оказывающих влияние на трудовые ресурсы данного региона. Основополагающие принципы формирования кадровой политики:
- научность, использование всех современных научных разработок в этой области, которые могли бы обеспечить максимальный экономический и социальный эффект;
- комплексность, когда должны быть охвачены все сферы кадровой деятельности;
- системность, т.е. учет взаимозависимости и взаимосвязи отдельных составляющих этой работы;
- необходимость учета как экономического, так и социального эффекта, как положительного, так и отрицательного влияния того или иного мероприятия на конечный результат;
- эффективность: любые затраты на мероприятия в этой области должны окупаться через результаты хозяйственной деятельности.
В практическом плане можно выделить следующие основные функции службы управления персоналом:
1. Четкое понимание и реализация стратегических и тактических целей своей фирмы. К сожалению, в сегодняшней практике это слабое место. Оторванность отделов кадров от постановки перспективных целей приводит к тому, что имеющийся кадровый потенциал зачастую не дает возможности реализовать новые идеи и технологии, а на его перестройку уходит слишком много времени, что особенно непозволительно в условиях рыночной экономики.
2. Прогнозирование ситуации на рынке труда и в собственном коллективе для принятия упреждающих мер. Без серьезного изучения стоимости рабочей силы, спроса и предложения высококвалифицированных работников нужного профиля, изменений в мотивации труда и других факторов движения трудовых ресурсов можно быстро потерять уже имеющийся кадровый потенциал. А для его постоянного наращивания в борьбе с конкурентами необходимо еще иметь источники кадрового пополнения, знать положение в области обучения кадров, предвидеть неблагоприятные обстоятельства.
3. Анализ имеющегося кадрового потенциала и планирование его развития с учетом перспективы. Планирование развития кадров вытекает из реализации указанных выше функций. Прежде всего, это планирование естественного движения кадров выхода на пенсию, увольнения по болезни, в связи с учебой, службой в армии и т. п. Это сделать несложно, но необходимо, чтобы своевременно подготавливать равноценную замену. Сложнее другое - как усилить потенциал коллектива, повысить его конкурентоспособность. Есть несколько путей, среди которых тщательный подбор кадров, систематическое повышение их квалификации, создание условий для максимально эффективного проявления их способностей. А также в функции отдела кадров входит: По материалом сайта Кама-Протект Управление персоналом: http://www.7712009.ru/
· Создание резерва персонала, подбор в кандидаты, определение групп резерва.
· Отбор персонала из группы резерва.
· Оформление трудовых контрактов.
· Оценка трудовой деятельности каждого работника.
· Перевод, повышение, понижение, увольнение в зависимости от результатов труда.
· Профориентация и адаптация - включение набранных работников в коллектив, в процесс производства.
· Определение заработной платы и льгот в целях привлечения, сохранение, закрепления кадров.
· Организация обучения кадров.
· Подготовка руководящих кадров.
· Управление дисциплиной.
· Управление мотивацией.
· Оценка рынка труда.
Цель отдела кадров - это способствование достижению целей предприятия путем обеспечения ее необходимыми кадрами и эффективного использования их квалификации, опыта, мастерства, работоспособности, творческого потенциала. В каждой организации должно быть утверждено Положение об отделе кадров, где прописана организация работы, основные функции и цели отдела кадров. Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что основными задачами отдела кадров являются:
Безусловное выполнение предусмотренных Конституцией прав и обязанностей граждан в трудовой области; соблюдение всеми организациями и отдельными гражданами положений законов о труде и профессиональных союзах, Трудового Кодекса, типовых правил внутреннего распорядка и других документов, принятых высшими органами по этому вопросу;
Подчиненность всей работы с кадрами задачам бесперебойного и качественного обеспечения основной хозяйственной деятельности требуемым числом работников необходимого профессионально-квалификационного состава;
Рациональное использование кадрового потенциала, имеющегося в распоряжении предприятия, организации, объединения;
Формирование и поддержание работоспособных, дружных производственных коллективов, разработка принципов организации трудового процесса; развитие внутрипроизводственной демократии;
Разработка критериев и методики подбора, отбора, обучения и расстановки квалифицированных кадров;
Подготовки и повышения квалификации остальной части работающих;
Разработка теории управления персоналом, принципов определения социального и экономического эффекта от мероприятий, входящих в этот комплекс.
2. Кадровая служба ООО «Автотрэвэл»
2.1 Общая характеристика организации ООО «Автотрэвэл»
Объектом исследования дипломной работы является организация Общество с ограниченной ответственностью «Автотрэвэл», которая была утверждена ООО «Автотрэвэл» в 1997 году в городе Королеве Московской области. ООО «Автотрэвэл» располагается по адресу: Московская область, город Королев, микрорайон Первомайский, ул. Свердлова, д. 29А. На сегодняшний день ООО «Автотрэвэл» является одной из самых крупных компаний среди транспортных перевозчиков пассажиров. В компании трудится более 350 сотрудников.
ООО «Автотрэвэл» является коммерческой организацией. Основным организационном документом Общества является Устав. В нем определены основные цели и виды деятельности компании. Общество является юридическим лицом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, выполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Компания несет ответственность по своим обязательствам в пределах принадлежащего ей имущества и предоставленных услуг. ООО «Автотрэвэл» имеет круглую печать, содержащую фирменное наименование, организационно-правовую форму, вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, приобретает и осуществляет имущественные и личные неимущественные права, имеет самостоятельный баланс, расчётный и иные, в том числе валютный, счета в банках на территории России. Правовое положение ООО «Автотрэвэл» определяется в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и Федеральным Законом Российской Федерации «Об обществах с ограниченной ответственностью».
Возглавляет ООО «Автотрэвэл» Генеральный директор в лице Агапова А.А. Он является единоличным исполнительно-распорядительным лицом Общества, который возглавляет дирекцию, представляет интересы Общества и действует от его имени без доверенности. В компетенцию Генерального директора входит совершение всякого рода сделок; выдача доверенностей; утверждение структуры, штатного расписания, должностных инструкций сотрудников компании, подписание приказов и указаний, обязательных для исполнения всеми работниками компании.
Имущество ООО «Автотрэвэл» образуется за счёт вкладов в уставный капитал, а также за счёт иных источников, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации. Источниками образования имущества Общества являются:
Уставный капитал Общества;
Доходы, получаемые от оказания Обществом услуг;
Кредиты банков и других кредиторов;
Иные источники, не запрещённые законодательством.
На сегодняшний день ООО «Автотрэвэл» обслуживает 16 регулярных автобусных маршрутов, проходящих по городу Королеву. Компания имеет парк легкового такси. Объем перевозок в 2011 году составил 6,85 млн. человек.
Целью деятельности Общества является извлечение прибыли, предметом деятельности - услуги по перевозкам пассажиров.
Трудовые отношения работников ООО «Автотрэвэл» регулируются действующим трудовым законодательством, трудовым договором, правилами внутреннего трудового распорядка, должностными инструкциями работников.
2.2 Кадровые документы ООО «Автотрэвэл»
Соблюдение норм Трудового кодекса Российской Федерации, правильность оформления кадровой документации контролируют как органы Федеральной инспекции труда (Рострудинспекции), так и органы Федеральной налоговой инспекции. Государственный инспектор может прийти в офис любой организации независимо от формы собственности и потребовать документы, касающиеся кадрового учета, и иные обязательные и имеющиеся в организации внутрифирменные положения и приказы (Федеральный закон от 26 декабря 2008 г. N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»). По материалам сайта: http://base.garant.ru/12164247/
Документирование деятельности службы кадров охватывает все процессы, относящиеся к оформлению и обработке кадровой документации по установленным правилам, и решает следующие кадровые управленческие задачи:
Организация труда работников;
Заключение трудового договора и прием на работу;
Перевод на другую работу;
Предоставление работникам отпусков;
Поощрение работников;
Наложение на работников дисциплинарных взысканий;
Аттестация работников;
Ведение штатного расписания;
Учет использования рабочего времени;
Привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни;
Прекращение трудового договора и увольнение с работы.
Организация труда работников осуществляется путем принятия локальных нормативных актов. У каждого работодателя в обязательном порядке должны иметься правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите персональных данных. Ведение личных дел работников носит рекомендательный характер для частных компаний. Но для удобства лучше все же формировать личные дела либо личные папки. В личное дело (личную папку) работника можно включить копии документов, которые требуются при приеме на работу (паспорт, военный билет, свидетельство о присвоении ИНН, пенсионное страховое свидетельство, свидетельство о браке, свидетельство о рождении детей - для предоставления льгот по подоходному налогу; документы об образовании и т.п.) и впоследствии все основные документы, создаваемые в период трудовой деятельности работника, которые характеризуют его трудовую деятельность (заявления о переводе на другую работу, заявление об увольнении, характеристики, документы о повышении квалификации, копии приказов о приеме, переводе, увольнении и т.д.).
Кроме того, у работодателя должны быть следующие документы по охране труда:
Инструкции по охране труда по профессиям;
Журнал проведения инструктажа (ознакомления с инструкциями).
Руководители организаций несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся в процессе их деятельности. За нарушение законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов, неправильное ведение кадровой документации или отсутствие таковой может быть привлечены к материальной, дисциплинарной, а также к гражданско-правовой, административной и даже уголовной ответственности (ст. 419 ТК РФ). По материалом сайта: http://www.profiz.ru/ Недопустимыми являются как отсутствие кадровой документации, отражающей трудовую деятельность и подтверждающей трудовой стаж работника, необходимый для начисления пенсии, так и ее ведение с нарушениями требований ТК РФ, Инструкции по ведению трудовых книжек, других законов и подзаконных актов. Отсутствие обязательных кадровых документов, наличие которых прямо предписано ТК РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде.
Полный состав кадровой документации, которая должна быть в наличии у индивидуального предпринимателя, определить достаточно сложно. Как и в случае, когда работодателем является юридическое лицо, окончательный перечень кадровых документов зависит от многих факторов: сферы деятельности, местности, условий труда и даже от желания самого работодателя. (Табл. 2)
Перечень кадровых документов, обязательных для ООО «Автотрэвэл»:
Таблица №2
|
№ п\п |
Документ |
Каким документом регламентируется |
Примечание |
Срок хранения |
|
|
Правила внутреннего трудового распорядка |
Статья 189 ТК РФ |
При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР под роспись. Действуют до замены новым. |
Постоянно |
||
|
Положение о защите персональных данных работников |
Статья 86 ТК РФ |
При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных работников под роспись. Действует до замены новым. |
Постоянно |
||
|
Штатное расписание (ф. Т-3) |
Статья 57 ТК РФ |
Составляется каждый раз, когда в него вносятся те или иные изменения. |
Постоянно |
||
|
Книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним |
Хранится в отделе кадров и ведется постоянно. |
||||
|
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним |
Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69) |
Хранится в бухгалтерии вместе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним; в отдел кадров бланки поступают по заявке кадрового работника. |
50 лет (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет) |
||
|
Положение об оплате труда |
Раздел 6 ТК РФ, глава 21 ТК РФ |
При наличии сложных систем оплаты и труда и системы премирования. Действует до замены новым. |
Постоянно |
||
|
Положение об аттестации работников |
Статья 81 ТК РФ |
При проведении аттестации по решению работодателя. |
Постоянно |
||
|
График отпусков |
Статья 123 ТК РФ |
Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. |
|||
|
Трудовой договор |
Статья 16, 56, 57, 67 ТК РФ |
Заключается в письменной форме с каждым работником. |
|||
|
Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием |
Применяются по решению работодателя |
Постоянно |
|||
|
Приказы о приеме на работу |
Статья 68 ТК РФ |
Издаются на основании трудового договора. Объявляются работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. |
|||
|
Приказы о переводе на другую работу |
Статья 72.1 ТК РФ |
Издаются на основании соглашения о переводе на другую работу (дополнительного соглашения к трудовому договору). |
|||
|
Приказы об увольнение |
Статья 84.1 ТК РФ |
При увольнении сотрудника. Объявляются работнику под роспись |
|||
|
Приказы о предоставление отпуска |
Глава 19 ТК РФ |
Издаются на основании графика отпусков или заявления работника |
|||
|
Заявления работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы |
Статья 128 ТК РФ |
Отпуска без сохранения заработной платы предоставляются по просьбе (по заявлению) работника в соответствии с ч. 1 ст. 128 ТК РФ либо по требованию закона на основании заявления работника (ч. 2 ст. 128 ТК РФ). |
|||
|
Личная карточка работника (форма Т-2) |
Ведется на каждого работника |
||||
|
Трудовая книжка |
Статья 66 ТК РФ |
Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней. |
При увольнении работник получает трудовую книжку на руки. Невостребованные трудовые книжки хранятся в организации 50 лет, при ликвидации предприятия сдаются в архив |
||
|
Договоры о полной материальной ответственности |
Заключаются с работниками, которые непосредственно обслуживают материальные ценности. |
||||
|
Книга учета (журнал регистрации) приказов по личному составу |
Инструкция по делопроизводству в службе кадров ВНИИДАД «Примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации» |
Должно быть пронумеровано и прошнуровано, скреплено печатью и подписью работодателя |
|||
|
Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями) |
Раздел 10 ТК РФ |
Но данный перечень не является исчерпывающим, поскольку в процессе установления трудовых отношений может возникать обязанность оформления иных документов, например, свидетельства государственного пенсионного страхования для работника, поступающего на работу впервые.
Важнейшим документом, регламентирующим оформление большого количества кадровых документов, является постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». По материалам сайта: http://www.termika.ru/dou/docs/detail.php?ID=1551 Данным постановлением были утверждены так называемые унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.
Правильность ведения кадровой документации, а также соблюдение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, контролируется Госархивом РФ и Рострудинспекцией, которые проводят периодические плановые и внеплановые проверки. Можно с уверенностью сказать, что в связи с указанными в начале статьи поправками, введенными в ТК РФ, в скором времени проверяющие зачастят с визитами к предпринимателям.
Подведем предварительные итоги:
Существует ряд обязательных кадровых документов, которые должны быть в наличии у предпринимателя. Наличие этих документов прямо предусмотрено Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами.
За отсутствие, неправильное ведение и/или хранение кадровых документов индивидуальный предприниматель может быть привлечен к
гражданско-правовой, материальной, административной и даже уголовной ответственности в соответствии с действующим законодательством РФ.
2.3 Порядок подготовки приказов по личному составу
В каждой организации руководитель издает приказы двух видов: по основной деятельности и по личному составу. Обязательность издания приказов по личному составу установлена Трудовым кодексом РФ. Например, они необходимы при приеме на работу (ст. 68 ТК РФ), при прекращении трудового договора (ст. 841 ТК РФ).
Приказ -- это внутренний документ организации, издаваемый ее руководителем по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы организации. А также это важнейший документ в системе кадровой документации. С его помощью происходит оформление приема на работу, внутренних переводов, увольнения и т.д. На основе приказов ведутся все учетные формы (личная карточка работника (форма № Т-2), лицевые счета), заполняются личные дела, трудовые книжки и ряд других документов. Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но и одновременно относятся и к первичным учетным документам, так как фиксируют факт приема, перевода или увольнения гражданина и являются основанием для начисления ему заработной платы. Приказы по личному составу документируют процесс движения кадров в организации.
Приказами по личному составу в ООО «Автотрэвэл» оформляют следующие процедуры:
Прием на работу;
Перевод на другую работу;
Увольнение (расторжение трудового договора);
Предоставление отпусков (отзыв из отпуска);
Внесение изменений в учетные документы;
Применение к работнику мер поощрения;
Наложение на работника дисциплинарного взыскания.
Все приказы по личному составу готовит кадровая служба. Издание приказа включает несколько этапов: подготовка, оформление, регистрация, визирование и ознакомление с ним работника.
Подготовка приказа начинается с обязательного контроля качества первичных документов, которые составляются работниками организации и передаются в кадровую службу. Документирование приема, увольнения и движения кадров предусматривает первоначальное составление таких документов, как заявления, докладные записки, представления, уведомления и др. Эти первичные документы называют документами-основаниями для издания приказов по личному составу. До подготовки приказа на первичном документе кадровик обязан получить резолюцию руководителя организации. Резолюция пишется от руки на первом листе документа справа и выражает решение руководителя по затронутому в документе вопросу. На кадровых документах резолюция носит «разрешительный» или «запретительный» характер, возможно, конкретизирует порядок и характер исполнения документа. Резолюция должна содержать: фамилию работника кадровой службы, которому дается поручение, содержание поручения, срок исполнения, личную подпись руководителя и дату составления резолюции. Документы-основания к приказам по личному составу с резолюцией руководителя организации являются правовой основой действия, которое устанавливается в приказе.
Подготовка проекта приказа по личному составу заключается в заполнении унифицированной формы; каждая форма содержит подстрочник и указания по заполнению. В настоящее время применяются формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. По материалом сайта: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=LAW&n=47274
Номер приказа проставляется при его регистрации. В пределах календарного года кадровые приказы регистрируют порядковыми номерами с добавлением буквенного индекса, в данной организации буква К - кадровые приказы.
Регистрационный номер приказа необходим для учета документов, но, помимо этого, он является одним из реквизитов, придающих документу юридическую силу, то есть делающих документ бесспорным с точки зрения его официальности.
Приказы по личному составу должны быть оформлены в строгом соответствии с ТК РФ.
* при приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда и условия приема: временно (с…по…), с испытательным сроком (продолжительность) и т.п.;
* при увольнении - причина увольнения (конкретная статья ТК РФ);
* при предоставлении отпуска - его вид, продолжительность, дата начала и окончания;
* при переводе на другую работу - вид перевода (если временный - продолжительность), новая должность и подразделение, причина перевода, изменение оплаты труда;
* при поощрении или дисциплинарном взыскании - причина и вид поощрения или взыскания;
Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать.
Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии (печатается прописными буквами), имени и отчества (печатаются полностью строчными буквами), в ней должны быть точные формулировки решения того или иного кадрового вопроса.
В приказах по личному составу предусмотрено проставление такого реквизита, как дата издания приказа, которая размещается в его заголовочной части. Следует иметь в виду: ст. 68 ТК РФ определено, что приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Значит, и дата издания приказа должна соответствовать этому сроку. При работе с приказами по личному составу следует уделять особое внимание оформлению дат - указанием даты сопровождается распорядительное действие, виза ознакомления работника, ссылка на документ-основание. После окончания основного текста приказа во всех унифицированных формах пишется слово «Основание»: и вносятся наименование, дата и номер документа (документов), которые являются основанием для издания приказа. Последний этап подготовки приказа - его подписание. На подпись руководителю организации представляется полностью заполненная унифицированная форма. Оформление подписи предусматривает указание должности руководителя, его личной подписи, инициалов и фамилии. Последний реквизит, который заполняется в унифицированных формах, - виза ознакомления работника, состоящая из слов «С приказом ознакомлен», личной подписи работника и даты ознакомления.
По структуре приказы могут быть простыми и сложными.
Если приказ касается одного лица, то он называется простым (индивидуальным). В заголовках к текстам таких приказов пишется: «О приеме на работу...», «О переводе на другую работу...», «О поощрении...» и т.п.
Объединение в приказе нескольких распорядительных пунктов делает приказ сложным.
В сложных приказах при решении одного кадрового вопроса (прием или увольнение и др.) заголовок формулируется в зависимости от решаемого вопроса. В сложных приказах, решающих несколько кадровых вопросов (и прием, и увольнение и др.), заголовок отсутствует или дается в обобщенном виде («По личному составу»). В этих приказах, как правило, существует определенная последовательность расположения отдельных вопросов: сначала -- назначение на должности, затем -- перевод на другие должности, далее -- освобождение от занимаемых должностей. Если в одном пункте перечисляется несколько фамилий, то они следуют в алфавитном порядке.
2.4 Порядок оформление документов при приеме на работу
Прием на работу начинается с предоставления соискателем заявления о приеме на работу. Заявление оформляется в форме, принятой в организации, на имя генерального директора организации о приеме его на работу, ставит дату и подписывает заявление у непосредственного руководителя. Соискатель вместе с заявлением предоставляет обязательные документы для приема его на работу:
· паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
· трудовую книжку;
· страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
· ИНН (при наличии)
· документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
· документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.
· Медицинская справка водителя (для водителей);
· Водительское удостоверение (для водителей).
В статье 65 ТК РФ особенно оговаривается, что запрещается требовать от лица, поступающего на работу документы помимо предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.
Также соискатели, претендующие на должность водителя автобуса проходят тест по правилам дорожного движения в отделе эксплуатации. И при хорошем результате (не более 3 ошибок) дальше оформляются на работу.
После того, как будущий сотрудник прошел тестирование и предоставил все необходимые документы, необходимо его ознакомить с рядом локальных нормативных актов:
Правилами внутреннего трудового распорядка (предусмотрено частью 3 статьи 68 ТК РФ);
Должностной инструкцией;
Инструкцией по охране труда;
Положением о структурном подразделении, в котором будет выполнять трудовую деятельность работник;
Положением о коммерческой тайне;
Положением об оплате труда.
Об ознакомлении со всеми локальными нормативными актами принимаемый работник расписывается в отдельном журнале.
Следующим шагом оформления приема на работу является заключение с работником трудового договора. Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится в отделе кадров (ст. 67 ТК РФ). Подписанный и заверенный трудовой договор служит основанием возникновения трудовых отношений. Отказ работника от подписания трудового договора не может служить основанием для привлечения его к дисциплинарной ответственности. В действующем законодательстве не установлено единой обязательной формы трудового договора, поэтому трудовой договор составляется в произвольной форме. При заключении трудового договора соглашением сторон может быть обговорено испытание работника в целях проверки его профессиональных навыков (ст. 70 ТК РФ). Условие об испытании должно быть указано в трудовом договоре и в приказе о приеме на работу. Отсутствие в трудовом договоре условия об испытании означает, что работник принят без испытания. Испытание при приеме на работу не устанавливается для:
Лиц, поступающих на работу по конкурсу на замещение соответствующей должности, проведенному в порядке, установленном законом;
Беременных женщин;
Лиц, не достигших возраста 18 лет;
Лиц, окончивших образовательные учреждения начального, среднего и высшего профессионального образования и впервые поступающих на работу по полученной специальности;
Лиц, избранных (выбранных) на выборную должность на оплачиваемую работу;
Лиц, приглашенных на работу в порядке перевода от другого работодателя по согласованию между работодателями; - лиц, принимаемых на работу на срок до двух месяцев;
В иных случаях, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами и коллективным договором. Срок испытания не может превышать трех месяцев, а для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений организаций -- шести месяцев, если иное не установлено федеральным законом. Сведения об установлении испытания в трудовую книжку работника не вносятся.
В соответствии с положениями указанной ст.68 ТК РФ прием на работу оформляется приказом работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. По требованию работника ему должна быть выдана заверенная копия указанного приказа. Приказ о приеме работника на работу -- это распорядительный документ, которым оформляется подписанный трудовой договор. Ни приказ, ни завизированное заявление о приеме не могут заменить трудовой договор.
При оформлении приема на работу (приказа) указываются: наименование структурного подразделения, должность, испытательный срок, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (в порядке перевода из другой организации, по совместительству, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и другое). (Приложение № 1)
Следует помнить, что приказ о приеме на работу не заменяет трудовой договор, а является односторонним внутренним документом работодателя.
Персональные данные работника вносятся в его личную карточку. Персональные данные, приказ о приеме на работу, а также трудовой договор оформляются в "личное дело" работника.
При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются кадровиком. Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих в организации свыше пяти дней.
Прием гражданина на работу завершается внесением соответствующей записи в трудовую книжку, которая является основным документом о трудовой деятельности работника, в нее вносятся все последующие записи (например, о переводах, поощрениях, увольнении).
2.5 Порядок подготовки документов на отпуск
В соответствии с п. 5 ст. 37 Конституции РФ каждый имеет право на отдых. Работающему по трудовому договору гарантируется установленный федеральным законом оплачиваемый ежегодный отпуск.
В организации ООО «Автотрэвэл» бывают несколько видов отпусков:
1. Основной (оплачиваемый) отпуск;
2. Отпуск без сохранения заработной платы (предоставляется по требованию в случае необходимости);
3. Отпуск по беременности и родам (такой отпуск предоставляется по состоянию здоровья);
4. Отпуск работникам, усыновившим новорожденных детей непосредственно из родильного дома (естественно, такой отпуск предоставляется по необходимости и не ежегодно);
5. Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста 3-х лет (в течение первых 1,5 лет женщине выплачивается пособие по уходу за ребенком, в оставшиеся 1,5 года такое пособие не выплачивается), предоставляемый женщине или отцу ребенка, или бабушке, дедушке, иному родственнику, опекуну, фактически осуществляющим уход за ребенком;
6. Дополнительный отпуск без сохранения заработной платы работникам, имеющим двух или более детей в возрасте до 14 лет, работникам, имеющим ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, одинокой матери или отцу, воспитывающих ребенка в возрасте до 14 лет;
7. Отпуск для сдачи экзаменов в вечерних (сменных) общеобразовательных школах;
8. Отпуск в связи с обучением в вечерних профессионально-технических училищах;
9. Дополнительный отпуск для сдачи вступительных экзаменов в аспирантуру;
10. Отпуск без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов в высшие и средние учреждения профессионального образования;
11. Отпуск в связи с обучением в вечерних и заочных высших и средних учреждениях профессионального образования.
Все работники имеют право на ежегодный основной оплачиваемый трудовой отпуск. Продолжительность отпуска - 28 календарных дней. Право на отпуск такой продолжительности работник получает, если он отработал один год. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев (ст. 122 ТК РФ). Трудовой кодекс предписывает, что отпуск не включает праздничные дни, установленные в статье 112 ТК РФ. То есть если на период отпуска попадает праздник, он не относится к периоду отпуска. В этом случае переносится дата окончания отпуска.
Оформление отпусков осуществляется по графику отпусков. Данный документ, на наш взгляд, является обязательным локальным актом, так как его оформление регламентировано ст. 123 ТК РФ. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем. Декабрь -- это месяц, в котором строятся планы на будущий год. Одним из обязательных документов, который должен быть принят в этот период, является график отпусков. График отпусков на следующий год, как следует из статьи 123 Трудового кодекса, должен быть утвержден работодателем не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года, то есть до 16 декабря. Поскольку до принятия этого документа остались считанные дни, остановимся на тех моментах, которые должны быть в обязательном порядке учтены при его составлении. Оформление отпусков осуществляется по графику отпусков (приложение 12 (не приводится) - Унифицированная форма Т-7). График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала.
Как уже было сказано выше, график отпусков должен быть утвержден не позже чем за две недели до окончания текущего производственного года и начала следующего, т.е. это примерно середина декабря. Для работы над составлением графика необходимо:
Установить наиболее "разгруженные" периоды работы организации
Узнать пожелания непосредственно работников по поводу времени предоставления отпуска
Установить, кто из работников пользуется льготами при предоставлении отпуска
Для решения первого условия необходимо проанализировать производственный процесс организации, определить периоды загруженности работой и вычислить, когда происходит спад рабочего процесса. Для выяснения пожелания работников могут помочь руководители подразделений. Надо поручить им собрать со своих подчиненных заявления о предполагаемом времени отпуска, уладить разногласия между сотрудниками, возникшие в процессе выявления данного вопроса. После этого данные руководители должны представить в отдел кадров сведения о датах начала отпуска своих подчиненных для составления графика.
...Подобные документы
Состав документации кадровой службы. Содержание и порядок оформления документов, регламентирующих деятельность персонала и документов по учету кадров. Порядок оформления, регистрации приказов по личному составу. Утверждение должностной инструкции.
курсовая работа , добавлен 20.11.2011
Задачи и функции, структура и формы кадровой службы. Нормирование труда сотрудников отдела кадров. Нормативные акты, регулирующие вопросы кадрового делопроизводства. Приказы по личному составу. Журналы учёта и контроля, внутренняя служебная переписка.
курсовая работа , добавлен 11.04.2015
Понятие и виды кадровой политики. Особенности организации деятельности службы управления персоналом. Изучение кадрового делопроизводства и трудового законодательства на примере конкретного предприятия. Рекомендации по совершенствованию кадровой работы.
курсовая работа , добавлен 01.10.2012
Понятие кадровой документации. Состав и структура документации кадровой службы. Место кадровой службы в структуре организации. Планирование и организация работы по обеспечению кадрами. Организация хранения документов по кадрам (личному составу).
курсовая работа , добавлен 06.04.2014
Значение, роль и содержание кадровой политики предприятия, ее цели и принципы. Аттестация кадров и её процедура. Методы формирования персонала. Анализ кадровой политики и кадрового планирования на предприятии СУ-45. Динамика численности персонала.
дипломная работа , добавлен 12.02.2009
Разновидности приказов по личному составу. Унифицированные формы приказов по личному составу. Виды приказов по личному составу. Подготовка и оформление проекта приказа. Этапы подготовки, правила оформления и хранения проекта приказа по личному составу.
курсовая работа , добавлен 09.01.2009
Сущность и задачи кадровой политики на предприятии. Анализ использования кадровой политики на предприятии на примере шахты "Шахтинская". Зарубежный опыт совершенствования организации и оплаты труда. Методы формирования кадрового состава на предприятии.
дипломная работа , добавлен 28.09.2010
Характеристика процесса подготовки кадров на современном предприятии. Персонал предприятия, как объект кадрового менеджмента. Направления кадровой политики предприятия ООО "Модус" и процесса подготовки кадров, как одного из ее составляющих элементов.
дипломная работа , добавлен 16.12.2010
Теоретические основы развития кадровой политики: сущность, задачи, характерные черты кадрового потенциала предприятия. Изучение методов планирования, подбора кадров, создания кадрового резерва. Особенности материального стимулирования кадрового персонала.
курсовая работа , добавлен 23.03.2010
Задачи формирования кадровой политики предприятия. Информационное обеспечение формирования кадровой политики предприятия. Положение об отделе кадров и социального развития. Мероприятия по повышению эффективности кадровой политики и мотивации персонала.
Если вы давно собирались что-то изменить в процессах делопроизводства, то начало года - самое благоприятное для этого время. С нового года традиционно хотят начать все с чистого листа. Уровень сопротивления изменениям в это время всегда ниже: люди психологически готовы к переменам именно в начале года. Глобальных изменений мы планировать не будем, а вместо этого найдем проблемные точки в системе делопроизводства организации и подумаем, как их устранить.
В начале рабочего года есть шанс улучшить многие процессы, в т.ч. делопроизводственные, скорректировав их и устранив те недостатки, которые мешали в прошлом году.
Обратите внимание: мы не говорим о серьезных изменениях бизнес-процессов. Это гораздо более сложная, глобальная и долгая процедура. Оптимизировать будем не на стратегическом, а на тактическом уровне, не изменяя, а корректируя и улучшая. В статье мы последовательно проанализируем основные процессы делопроизводства и укажем примерные точки для оптимизации, с которыми сталкивается большинство организаций, а читатели, действуя аналогичным образом, обнаружат сложности, характерные только для их организации. Заметим в скобках, что, как ни странно, многие секретари и работники канцелярий не считают описанные ниже факторы полностью подконтрольными себе и продолжают мучиться, не предпринимая никаких шагов для того, чтобы облегчить собственную работу и работу коллег.
Создание и учет документов
Какие бланки вам нужны?
Напомним, что минимальный набор бланков организации - это отдельные бланки для писем и для всех остальных видов документов. Этот список можно расширить и ввести бланки для отдельных документов (согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» - для приказов, распоряжений, служебных записок), бланки структурных подразделений и лично топ-менеджеров.
Если изменилось наименование организации, ее адрес, телефон или любая другая справочная информация, то указанные изменения нужно немедленно отразить на бланках для писем. Однако это не обсуждается и не имеет отношения к нашей статье.
Область оптимизации в случае с бланками другая. Тем, кто чувствует, что ситуация с оформлением документов на бланках в их организации далека от идеальной, предлагаем ответить на следующие вопросы:
Вопрос № 1: нужны ли компании бланки для отдельных видов документов?
Определить, что компании нужны бланки для отдельных видов документов, очень просто: если секретарь видит, что из нескольких приказов (служебных записок, протоколов, актов и т.д.), которые принесли директору на подпись, каждый имеет собственное оформление, шрифт, поля и даже логотип, то бланки этих видов документов давно пора унифицировать. И пусть на юридическую силу документа форма бланка не влияет (исключая бланки писем), то для удобства восприятия текста это имеет решающее значение.
Вопрос № 2: нужны ли компании бланки структурных подразделений, должностных лиц?
Обычно такие бланки есть в организации с децентрализованной системой делопроизводства: если письма, подписанные исполнительным директором, регистрируются в его приемной и на стол к генеральному директору не попадают вообще, то имеет смысл разработать для директора или его дирекции отдельный бланк.
Вопрос № 3: находятся ли бланки документов, в т.ч. электронные, в свободном доступе?
Сколько бы видов бланков ни действовало в организации, все они должны находиться от исполнителей на расстоянии вытянутой руки. А бланки для внутренних документов и для тех, которые будут отправлены из организации в электронном виде, располагаются в локальной компьютерной сети.
Вопрос № 4: не пользуются ли некоторые работники устаревшими формами бланков?
Когда-то давно один из работников из лучших побуждений отсканировал пустой бланк исходящего письма, поместил его в личную папку на своем компьютере и пользуется им до сих пор. За это время могли поменяться реквизиты организации, ее адрес и другая информация, включая наименование, но в сознании коллеги это никак не увязалось с необходимостью удалить устаревший файл… Это называется «человеческий фактор», и обнаружить его можно лишь одним способом: внимательно следить за документами на бланках, которые передаются на подпись руководству.
Вопрос № 5: нуждаются ли бланки в учете?
Вести учет бланков имеет смысл тогда, когда использование «внешних» бланков становится трудно контролировать: в подразделения они уходят целыми упаковками, а что происходит с ними потом - неизвестно. Здесь возникает вопрос информационной (а порой и экономической) безопасности.
Учет бланков документов состоит из трех слагаемых:
а) кодирование бланков;
б) контролируемая выдача бланков в подразделения;
в) контролируемое уничтожение испорченных бланков.
Кодирование бланков производится при их производстве в типографии: на каждый наносится уникальный номер (в более продвинутых случаях - штрихкод), по которому любой бланк может быть впоследствии идентифицирован. Выдача бланков коллегам фиксируется также по этим кодам в журнале очень простой формы (Пример 1).
Приучить работников сдавать секретарю или в канцелярию испорченные бланки - пожалуй, самая сложная задача в этой области. Однако это возможно. Время от времени накопленные бланки уничтожаются, о чем составляется соответствующий акт.
Анализ форм журналов регистрации
С первого рабочего дня нового года заводятся новые журналы регистрации, и все поступившие в организацию или созданные в ней документы получают порядковые номера, начиная с первого.
Если в минувшем году секретаря или делопроизводителя не устраивала форма одного или нескольких журналов, то теперь самое время внести в него новые графы (или, наоборот, удалить ненужные). Главное, чтобы измененная форма журнала регистрации не противоречила интересам работников других подразделений , особенно если одним журналом пользуются работники нескольких отделов.
Пример
В компании велся Журнал регистрации и учета договоров, включающий полтора десятка граф (столбцов). Информацию в него вносили не только секретарь, регистрирующий договоры, но и куратор от ответственного структурного подразделения, и юрист, и архивариус.
Вновь принятый на работу секретарь, не разобравшись, решила, что графы «Условие о пролонгации», «Дата полного исполнения обязательств по договору» и «Срок хранения» ей не нужны, и удалила их. Нетрудно догадаться, что была нарушена целая система делопроизводства договоров в компании и потеряна информация, которая собиралась годами.
Мораль проста: если в учетной форме есть и регулярно обновляются сведения, которые не касаются лично одного работника, то это не означает, что они не нужны другим. Трогать их нельзя!
Наводим порядок в оформлении реквизитов
Документы компании должны оформляться по определенным правилам, в идеале - по разработанной с учетом специфики компании и утвержденной первым руководителем инструкции по делопроизводству. Но в реальной жизни исполнители часто не придают значения оформлению реквизитов создаваемых ими документов. Из-за этого секретарю приходится возвращать проекты на доработку и каждый раз доказывать, что требования инструкции нужно выполнять, а неверное оформление может повлиять на юридическую силу документа и прочие очевидные вещи.
Если мы хотим привести в порядок процесс оформления документов с нового рабочего года, то нужно для начала ответить на следующие вопросы:
- регламентирован ли этот процесс (есть ли в организации инструкция по делопроизводству, актуальна ли она, используется ли);
- как относятся к необходимости корректно оформлять документы топ-менеджеры организации. Нужно сказать сразу: позиция руководства в этом вопросе определяет жизнеспособность всего процесса.
Инструкцию по делопроизводству мало разработать и утвердить - ее еще нужно внедрить и превратить в рабочий документ . Для этого разрабатывается целый комплекс мероприятий для работников компании, так или иначе работающих с документами, а именно:
- ознакомление новых работников организации с правилами создания, оборота и хранения документов;
- обеспечение удобства восприятия текста инструкции (создание удобной навигации и предметного указателя в электронной версии документа, визуализация отдельных фрагментов регламента);
- постоянная информационная поддержка коллег, неустанные и терпеливые разъяснения закрепленных в инструкции требований.
На практике инструкция по делопроизводству дает право секретарю вернуть на доработку некорректно оформленный проект документа. При этом в задержке будет виноват автор: в организации действует утвержденный на высшем уровне регламент, он находится в свободном для всех заинтересованных лиц доступе, а значит, должен исполняться.
Единственный способ следить за соблюдением положений инструкции по делопроизводству в целом и правильным оформлением реквизитов документов в частности - внести секретаря или делопроизводителя в список лиц, согласующих проекты документов. Оценить оформление и указать на ошибки можно за одну-две минуты, прямо в присутствии автора документа, так что процесс согласования это никак не задержит. В роли «поддерживающей терапии» выступят регулярные обучающие мероприятия по подготовке документов для новых работников компании, адаптационные материалы к инструкции по делопроизводству (графики, таблицы, схемы) и, конечно, принципиальная позиция руководства по этому вопросу, которая укладывается в лозунг: «Документы у нас оформляются правильно!».
Документооборот
Оптимизация процесса согласования документов
Время от времени очень полезно отслеживать маршрут каждого документа внутри компании, чтобы убирать из него возможные ненужные «точки». Организация растет, и функционал ее должностных лиц неизбежно меняется.
Сигналом к тому, что процесс согласования документов нуждается в пересмотре, служит неадекватная продолжительность процесса: вместо положенных по инструкции нескольких дней проект может кочевать по согласующим лицам целыми неделями, а то и месяцами. В числе возможных причин можно назвать следующие:
- проекты документов в компании согласовывают слишком много должностных лиц;
- у конкретного согласующего лица физически не хватает времени, чтобы рассмотреть все поступившие к нему проекты;
- конкретное согласующее лицо не понимает, для чего должно рассматривать все эти проекты, считает их второстепенной задачей и копит на столе, занимаясь текущими делами.
Таким образом, оптимизация процесса согласования документов должна начинаться с анализа состава согласующих и с поиска того самого «конкретного согласующего лица», которое тормозит весь процесс. Если выяснится, что человек действительно слишком перегружен текущей работой и не успевает рассматривать поступившие на согласование проекты, то эту информацию следует донести до руководства и каким-то образом решить этот вопрос. Оставлять ситуацию без внимания нельзя: она отражается на работе всей компании.
Возможные варианты решения проблемы:
- передача функции согласования документов другому компетентному работнику, работающему в подчинении согласующего лица (он будет обращаться к своему руководителю только в особо сложных случаях);
- снятие функции согласования с этого руководителя (если это возможно);
- разъяснение этому руководителю, что согласование документов в той части, за которую он несет ответственность, является его прямой обязанностью наравне с остальными.
Анализ контроля выполнения задач по документам
Обычно в самом процессе контроля исполнения задач по документам сложно что-либо оптимизировать: он либо есть и осуществляется, либо отсутствует. Пожалуй, единственная проблемная область здесь выходит за рамки компетенции канцелярии и скрывается в кулуарах отдела оптимизации бизнес-процессов: система контроля исполнения документов в организации действует, регулярно показывая, что качество исполнительской дисциплины находится на низком уровне. Это говорит о том, что никаких мер к нарушителям сроков исполнения документов не применяется и никакого стимула выполнять задачу в срок исполнитель не имеет. Данная проблема решается не на уровне секретаря. Максимум, чем может помочь последний, - довести информацию до сведения руководства.
Хранение документов
Анализ процесса хранения документов
Пожалуй, этот процесс нуждается в пересмотре более остальных. Причина тому - вступление в силу минувшей осенью Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, далее -новые Правила). Секретарю или другому работнику компании, ответственному за хранение документов, необходимо посидеть с новыми Правилами с карандашом в руках, чтобы понять, какие точки процесса хранения документов в организации нуждаются в корректировке.
Оформление документов на хранение и передача их в архив
Вопрос о том, кто должен оформлять тома дел на хранение (формировать их, нумеровать страницы, удалять скрепки, прошивать и переплетать) - архив или работники структурных подразделений, является камнем преткновения во всех организациях, где только появился или уже действует архив. Он решается на организационном уровне, и, так или иначе, компромисс удается найти. Начало года - самое подходящее время для того, чтобы поставить точку в этом вопросе и уже начиная с января принимать в архив документы не в виде горы подписанных от руки папок, а хотя бы в частично оформленном виде.
Второй аспект этой темы - график приема документов в архив. Если подразделения передают в архив документы тогда, когда это удобно им, а не архиву, - оптимизация точно нужна. Должно быть ровно наоборот , и теперь это общее правило. Архив (подразделение, работник или рабочая группа по хранению документов) работает в собственном ритме, по возможности равномерно уделяя внимание разным процессам хранения документов. Хаотичный прием дел на хранение создает периоды авралов, которые перемежаются простоями. Порядок можно навести, составив график приема документов в архив на год вперед. Согласованный с руководителями структурных подразделений график утверждает генеральный директор. Лучше всего составить его еще в декабре, но не будет ошибкой сделать это и в начале, и даже в середине года.
В графике приема документов в архив указываются периоды , в которые работники архива готовы принимать документы на хранение от того или иного подразделения (Пример 2). Эти периоды не должны совпадать с проведением в организации экспертизы ценности, составления описей, уничтожения документов и других затратных по времени и человеческим ресурсам мероприятий. Не следует указывать точные даты: все-таки передача документов на хранение - не профильная деятельность подразделения, и в конкретный день ею можно пренебречь в пользу более важных текущих дел.
Фиксирование изменений в локальных нормативных актах
Какие бы процессы ни оптимизировалось в организации, в частности, в сфере делопроизводства, нельзя забывать о том, что все изменения должны быть зафиксированы в соответствующих локальных нормативных актах. Скорее всего, это будет уже упомянутая нами инструкция по делопроизводству, а если в компании налажен процесс хранения дел - инструкция по подготовке, передаче на хранение, использованию и уничтожению документов.
Как правило, подготовка и утверждение изменений в локальные нормативные акты - процесс довольно длительный. Когда к нему приступать? Лучше всего - когда новая схема будет немного обкатана. Ничего страшного не произойдет, если пару месяцев новая форма работы будет действовать в тестовом режиме. Высока вероятность, что в процессе тестовой эксплуатации она будет еще немного скорректирована. Не менее реалистично и то, что оптимизация не пойдет на пользу процессу и от обновлений придется отказаться.
Напомним, что обновления в локальные нормативные акты (мы сейчас говорим об инструкциях, регулирующих процессы делопроизводства) вносятся путем издания приказа по основной деятельности (Пример 3). Согласующими лицами и лицом, подписывающим документ, выступают те же должностные лица, которые согласовали и подписывали изменяемую инструкцию.
Резюме
- Начало года - время, более других подходящее для оптимизации процессов делопроизводства.
- Поиск возможных областей для оптимизации нужно вести, последовательно изучая каждый процесс делопроизводства.
- Все изменения, принятые при оптимизации, отражаются в локальных нормативных актах организации.
Подробнее см.: Кожанова Е.Н. Как заставить работать организационные документы по делопроизводству? // Секретарь-референт. 2015. № 10. С. 18-20.
Подробнее см.: Янковая В.Ф. Новый нормативный документ: Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов в архивах организаций // Секретарь-референт. 2015. № 11. С. 68-74 ( ) ; Тиханович С.В. Комментарий к новым Правилам организации хранения архивных документов: разделы I и II // Секретарь-референт. 2015. № 12. С. 76-86.
Кадровая документация это широкий круг документов, содержащих сведения о работниках и их трудовой деятельности. К документам по личному составу относятся следующие группы документов:
Все приказы по личному составу о приёмке, переводе, отпуске, командировке, поощрении, дисциплинарных взысканиях, изменении персональных данных.
Заявления работников, акты, протоколы;
Трудовые договора и трудовые книжки;
- личные дела и личные карточки работников;
- штатное расписание и табели учёта рабочего времени;
Лицевые счета по заработной плате.
Документы по отражаемым в них видам деятельности делят на две большие группы.
Первая группа-это документы по общим и административным расходам, т. е. по вопросам общего руководства предприятием.
Вторая группа- документы по функциям управления. Такие документы составляют работники кадровых служб, бухгалтерии, отделов планирования и контроля,снабжения и сбыта.
Основные организационно-правовые документы , регулирующие общие вопросы работы с персоналом организации : правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, положение о структурном подразделении, должностную инструкцию.
Правила внутреннего трудового распорядка -организационно- распорядительный документ, регламентирующий порядок приема, перевода и увольнения работников, основные обязанности рабочих и служащих.основные обязанности администрации, рабочее время и его использование, поощрения за успехи в работе, взыскания, внутриобъектный режим и организацию работы.
Положение о персонале- это документ, отражающий вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, его взаимоотношений с администрацией, гарантированности занятости и др. вопросы.
Штатное расписание- это документ, содержащий перечень всех должностей в организации с указанием их количества и размеров должностных окладов.
Положение о структурном подразделении- это документ, устанавливающий статус функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений.
Должностная инструкция- это документ, издаваемый в целях регламентации организационно- правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.
Таблица 6.3 - Примерный перечень документов по управлению персоналом в организации
| Процедуры управления персоналом | Разрабатываемые документы |
| Документирование заключения трудового договора и приема на работу | Заявление о приеме на работу. Трудовой договор (соглашение) Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу Личный листок по учету кадров (анкета) Автобиография Резюме |
| Документирование общих вопросов управления трудовым коллективом и расстановки кадров | Коллективный договор Устав (положение) об организации Правила внутреннего трудового распорядка Положение о структурном подразделении Должностная инструкция Структура и штатная численность Штатное расписание Приказ о распределении обязанностей между руководством организации |
| Документирование учета использования рабочего времени | График предоставления дополнительных дней отдыха Заявление об установлении (отмене) неполного рабочего времени |
| Документирование вопросов организации материального стимулирования персонала | Положение об оплате труда и материальном стимулировании Положение об организации оплаты труда работников Положение о премировании персонала Положение о социальных выплатах и льготах (в социальном пакете) и др. |
| Документирование основных процедур управления персоналом | Этический кодекс организации Положение о проведении аттестации персонала Положение о работе с резервом кадров для выдвижения на руководящие должности Положение о работе с молодыми специалистами Положение об управлении деловой карьерой персонала и др. |
| Документирование предоставления отпусков работникам | График отпусков Заявление о предоставлении отпуска Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику |
| Документирование прекращения трудового договора и увольнения с работы | Заявление об увольнении представление об расторжении трудового договора Протокол выборного профсоюзного органа Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работникам |
Оптимизация документооборота
Оптимизация документооборота включает два крупных направления:
повышение качественного содержания информации (привязка к центрам ответственности; оптимальный набор и содержание показателей; высокое качество норм и нормативов; наличие информации об отклонениях);
повышение экономичности документооборота и удобства для менеджеров (ликвидация дублирования информации, оптимизация маршрутов движения; совмещение первичного учета для бухгалтерии и оперативного управления и др.; приведение названий документов в соответствие с содержанием).
Рассмотрим вариант сокращения документооборота при условии сохранения его информационной емкости.
При построении документооборота, как и при создании организационных структур управленческого учета, работы начинаются с изучения влияния таких факторов, как: особенности технологии, состав продукции, организация производства и управления предприятием и его структурными подразделениями, бизнес-процессы, материальные потоки. Организация документооборота во многом зависит от наличия в организационных структурах управления центров ответственности; развития механизма внутрифирменного предпринимательства; наличия управления по отклонениям; компетентности менеджмента и использовании им прогрессивных методов принятия решений; наличия персональных компьютеров, информационных сетей и др.
Оптимизация документооборота предполагает создание стандартов документооборота и формирование внутренней отчетности. По каждой теме (или документу) разрабатываются формы отчетности (документа); инструкции по заполнению формы (целевое использование с учетом уровня управления, порядок заполнения реквизитов и (или) показателей: в какую графу и/или строку, какое значение показателя и т.д.); разрабатывается регламент (кто, куда, кому и в какие сроки передает форму отчетности (документа); устанавливается ответственность за нарушение регламента.
Контрольные вопросы
1. Дайте определение бухгалтерского баланса?
2. Назовите основные виды балансов?
3. Почему бухгалтерский баланс является основным информационным материалом для внутренних и внешних пользований бухгалтерской отчетности организации?
4. Чем объяснить равенство итогов актива и пассива (валюта) бухгалтерского баланса?
5. Перечислите наименование и содержание разделов актива и пассива баланса?
6. Перечислите типы хозяйственных операций влияющих на бухгалтерский баланс?
7. Что представляет из себя план счетов бухгалтерского учета?
8. По каким признакам определяется активность и пассивность счетов бухгалтерского учета?
9. Каков порядок записей на активных и пассивных счетах?
10. Дайте определение метода двойной записи?
11. Что представляет собой корреспонденция счетов и бухгалтерская проводка?
12. Как делятся счета по отношению к балансу?
13. Дайте определение сальдо и назовите методы расчета сальдо в активных и пассивных счетах?
14. Приведите пример синтетических, аналитических счетов и субсчетов?
15.Какие группы измерителей используются для отражения имущества организации?
16.Что представляет собой хозяйственный учет?
17.Что понимают под бухгалтерским учетом?
18.Какие особенности присущи бухгалтерскому учету?
19.Из каких частей состоит бухгалтерский учет?
20.Каковы основные цели бухгалтерского учета?
21.Кто несет ответственность за организацию бухгалтерского учета на предприятии?
22.Какой информацией обеспечивают данные бухгалтерского учета?
23.Для чего служит учетная информация?
24.Каковы внешние и внутренние пользователи бухгалтерской информации?
25.Какие факторы влияют на выбор и обоснование учетной политики?
26.Назовите и охарактеризуйте предмет и метод бухгалтерского учета?
27.Как делится имущество организации по составу и размещению?
28.Каковы источники формирования имущества?
29.Дайте определение дебиторской и кредиторской задолженности?
30.Дайте понятия финансовых вложений?
31.Дайте характеристику собственных источников?
32.Дайте характеристику заемных источников?
33.Как группируют учетные регистры по содержанию?
34.Как группируют учетные регистры по внешнему виду?
35.Что понимается под формой бухгалтерского учета?
36.Что представляет собой структура бухгалтерии?
37.Перечислите виды первичных бухгалтерских документов?
38.Что понимается под реквизитом документов?
39.Что понимается под кадровой документацией?
40.Назовите основные организационно - правовые документы, регулирующие основные вопросы работы с персоналом?
Содержание
Общее определение говорит, что кадровое делопроизводство – это процесс оформления, ведения бумаг по персоналу. Эта тема актуальна как для индивидуальных предпринимателей, так для юридических лиц. Оформление документов имеет строгие законодательные нормы, а описанные правила должны учитываться всеми руководителями, отделами кадров на предприятиях. С помощью кадрового делопроизводства удастся оптимизировать процесс управления персоналом, наладить работу каждой бригады, упростить процедуру отчетности.
Что такое кадровое делопроизводство
Основы кадрового делопроизводства включают весь процесс составления бумаг, их заполнение, отчетность по персоналу, который работает в компании. Каждый изданный имеет юридическую силу, включая те, что формируются на основании заявления сотрудника. Кадровым производством зачастую занимается отдел кадров, функциями которого является такая кадровая работа:
- начисление заработной платы;
- оформление отпусков, больничных;
- оформление справок.
Цели и задачи
Задачи и цели этого отдела по персоналу:
|
Направление работы |
Задачи сотрудников |
|
Учет, регистрация, контроль |
Ведение учета количества сотрудников, оформление на работу, увольнение |
|
Регуляция работы |
Ознакомление с обязанностями, выбор рабочего места, помещения |
|
Координация, обучение |
Проведение курсов, обучения, повышение квалификации, переподготовка, проверка результатов деятельности |
|
Работа с документами |
Специалисты этого отдела занимаются составлениями бумаг, книжек, графика работы ведут реестр, отчетность |
|
Организация |
Организация деятельности согласно инструкциям |
Нормативно-правовое регулирование
Работа по персоналу регулируется целым рядом нормативных законов, приказов и сводом правил регионального или государственного уровня. Неисполнение указанных в нормативной базе требований является нарушением. Основные нормативные акты для ведения кадрового производства:
- государственное положение о трудовых книжках (2003 год);
- правила делопроизводства и управления документооборотом от 2009 года;
- федеральная инструкция по ведению бумаг относительно сотрудников;
- общие требования, которые утверждаются приказом министерств.
Законодательная база предприятия
На каждом предприятии используется ряд документации, который регулирует работу всего персонала. Перемещение документов и их составление производится по инструкциям, нормативной базе, прописанной выше. Законодательная база предприятия делится на пять ключевых категорий, регулируется внутренними распоряжениями предприятия:
- устав предприятия;
- распорядок труда;
- нормы по защите личных данных;
- охрана труда (регулируется федеральным архивным указом);
- график работы персонала (и документы по штатной численности).
Кадровый документооборот в организации
Унифицированные системы учета бумаг в предприятиях разделены на три основные категории, среди которых – правила внутреннего распорядка, штатное расписание, положение об оплате труда. Первая категория включает оборот бумаг по графику отпусков, заполнение документов про график работы. Второй пункт более глобальный и содержит положение о составлении договоров и бумаг учетной политики. Положение об оплате труда регулирует все вопросы относительно выплат заработной платы, премий, больничных, отпускных и выходных пособий при увольнении.
Штатное расписание по форме Т-3
Штатное расписание по форме Т-3 – это единый вид бумаги, которая описывает всю структуру персонала на предприятии или компании. Графы содержат данные по ФИО, должности сотрудника, подразделении, где он числится. По нормативным и законодательным нормам там прописывается должностной оклад специалиста. Любое изменение процесса оформления должно быть прописано бухгалтерией в этом штатном расписании по форме Т3. Инструкция по заполнению всегда содержит рекомендации по каждой графе. Всего документ включает 5 информационных пунктов.
Рабочее расписание
Рабочее расписание – это документ, который утверждает распорядок дня специалиста. Документооборотом регулируется расписание руководителя. В него входят пункты о необходимости проведения инспекции по действующему законодательству, про обед и перерывы, про составление отчетности. В некоторых компаниях делопроизводитель требует оформлять отчет каждую неделю или месяц (документ обязательно подтверждается подписями сотрудника и деловода после проверки). План, график расписания формируются на будущий рабочий период. Проводится учет рабочего времени сотрудников.
Трудовое соглашение
Трудовое соглашение – это документ гражданско-правового типа, который составляется между будущим сотрудником и работодателем. Типовые бланки для этого вида документа не предполагаются, а соглашение заполняется в свободной форме с указанием квалификации (должности) и периода работы. Там же прописывается необходимый результат. По правовым нормам, этот вид документа очень похож на документ подряда, так как прописывает конечный результат работы, а не ее структуру. Для увольнения сотрудников нужно лишь доработать до окончания срока действия договора.
Кадровые приказы
Восстановление сотрудников в должности, прием специалистов на работу выполняются по кадровым приказам. Этот вид документа прописывает назначения персонала на должность и другие перемещения специалистов по отделам. В разработке инструкций и приказов принимают участие сотрудники отдела кадров и руководящий состав. Принимают локальные решения менеджеры/администраторы компании. Приказы имеют единую форму, она установлена нормативной базой. По сроку хранения бумаги должны находиться в бухгалтерии или в отделе кадров до пяти и более лет (зависит от типа приказа).
Должностные инструкции
Должностные инструкции – это документ, который прописывает ответственность сторон (сотрудника и работодателя), а также содержит данные про инструкции и обязанности конкретного специалиста на занимаемой им должности. Подтверждаются они печатью организации и подписью ответственного лица. Для оформления этого документа требуется три экземпляра. Один остается в отделе кадров, другой у самого исполнителя, а третий у менеджера или администратора конкретного отдела. Цель этого приказа заключается в оптимизации процессов управления персоналом на предприятии.
Как организовать делопроизводство в кадровой службе
Правильное ведение кадрового делопроизводства предполагает высокий уровень ответственности. Сотрудникам отдела кадров необходимо следить, чтобы даты подписания соответствовали действительным. Можно доверить ведение трудовых книг, других документов по персоналу аутсорсинговым компаниям. Обязанности сотрудников кадровой службы:
- формировать график работы, учетную документацию, касающуюся отпусков;
- оформлять документы для охраны труда (требуются для государственных органов);
- готовить и выписывать приказы;
- проводить расчет заработной платы и контролировать выплату премий.
Штатная служба по работе с кадрами
Штатная служба по работе с кадрами осуществляется, когда весь учет и все оформления проводятся только нанятыми штатными людьми из отдела кадров. Такой режим ведения бумаг актуален для предприятий и компаний с персоналом от 20-30 человек. Государственные стандарты требуют строгого соблюдения формы всех приказов и других требований, иначе юридическое лицо может получить штраф. В сфере услуг, где на одном юридическом лице числится до 30 человек, выгоднее пользоваться услугами аутсорсинговых компаний.
Привлечение специалистов аутсорсинговой компании по кадровой работе
Привлечение специалистов аутсорсинговой компании по кадровой работе сэкономит деньги и сократит общую численность штата. Независимые специалисты проводят весь объем необходимых трудов по составлению приказов, графиков. Они же ведут специальный журнал и регламентируют порядок работы каждого специалиста в компании. Кадровое делопроизводство на аутсорсинге знаменуется тем, что юридическое лицо не имеет собственного отдела кадров, а доверяет это задание отдельной команде за умеренную плату.
Кадровый учет с нуля пошагово
Для ведения учета документов отдела кадров необходима оргтехника и канцелярия. Важно наличие прочного сейфа. Распоряжением должен быть назначен руководитель системы документооборота. После этого формируются внутренние акты. На каждого сотрудника в компании необходимо завести отдельную папку, где будет храниться его трудовая книжка. Кадровое делопроизводство требует сохранение этой документации в течение всего периода работы специалиста на должности. В течение всей деятельности отдела вносятся сведения в книжки, составляются приказы.
Требования к сотрудникам по работе с персоналом
Кадровое делопроизводство – это относительно сложный процесс, который требует определенных теоретических, практических навыков. Нормативная база по этой должности содержит перечень условий, при которых специалист может занимать эту должность. Учебные заведения не выделяют отдельного профиля, как кадровое делопроизводство. Для деятельности в отделе кадров подходят менеджеры, администраторы. Так работодателями назначаются люди с юридическим образованием, по защите информации или по документоведению.
Права и обязанности кадровика
Первое обязательство таких должностных лиц заключается в знании законодательной базы, соблюдении установленных правил учета. Выше были указаны статьи, федеральные законы, которых следует придерживаться при ведении кадрового делопроизводства. Кадровик имеет право получать информацию от сотрудников, просматривать личные папки, видеть книгу учета (заработную плату). Полномочия специалистов этого профиля включают простановка подписей, работа с работодателями по улучшению эффективности персонала.
Ведение кадрового делопроизводства
Сегодня кадровое делопроизводство ведется как письменно, так и в цифровом формате. Документация подписывается лично уполномоченными сотрудниками. Для ведения документации используются государственные стандарты, которые унифицируют все шаблоны и формы. Необходимо учитывать нормы ГОСТ Р 6.30-2003 и ГОСТ Р 7.0.8-2013. Важные бумаги хранятся в специальных папках или металлических сейфах. Зависимо от сферы деятельности и масштабов компании, специалистам нужно придерживаться разных требований по периодичности сдачи отчетности.
Поиск и оформление персонала
Изначально перед оформлением сотрудников нужно найти специализированный персонал, который бы соответствовал строгим критериям (они должны быть связаны со спецификой работы). Для этого используют специализированные бюро, агентства, сайты по поиску работы, биржу труда или частные объявления в газетах, в СМИ, на сайтах. После этого составляются обязательные кадровые документы, проводится оформление, подписывается трудовой договор или договор подряда.
Этапы приема на работу
Процедуры оформления людей на должность начинаются со внесения данных про соискателя работы в специальный журнал. Табеля учета фиксируют информацию об опыте, стаже работы, ранее занимаемой должности. При одобрении составляется приказ о назначении человека на тот или иной пост. Заключительным этапом становится формирование личной папки, составление дела в компании, отделе. В договоре прописывается информация про обязанности, про денежный оклад на занимаемом посту.
Личные карточки и формирование личного дела сотрудника
Виды кадровых документов включают личную карточку сотрудника. Она содержит всю информацию относительно семейного положения, ФИО, туда же вклеивается фотография, прописывается дата рождения. Все это делается работодателями с целью формирования пакета данных про каждого члена штата компании. Согласно законодательству, эти данные не могут быть переданы третьим лицам. Для ведения личного дела используются папки, шкафы или даже металлические сейфы (в зависимости от уровня оснащения офиса компании).
Журналы по кадровому делопроизводству
Бумажная печатная продукция помогает систематизировать отчетность, упростить документооборот. Документация в виде журналов по делопроизводству включает такие виды:
- по контролю документов, бумаг, которые доставляются компании или предприятию;
- по контролю времени, периодов служебных командировок;
- по контролю за любыми записками, заявлениями;
- записи по обеспечению сохранности трудовых книжек.
Ведение трудовых книжек
Кадровое делопроизводство обязывает специалистов проводить учет трудовой книжки. Все записи ведутся, если человек на предприятии оформлен официально. Работнику трудовая книга выдается при увольнении. Эта документация фиксирует все изменения относительно должности, наград. Обучение кадровому делопроизводству с нуля включает обязательные пункты по правильности оформления трудовых книг. Любые ошибки исправляются членами штата отдела кадров. При их обнаружении специалистам могут быть выдвинуты обвинения в административном нарушении.
Систематизация и хранение документов
По аудиту и хранению документов были созданы отдельные законодательные нормы. Важно упомянуть 17 статью Федерального закона про ведение архива. Там прописывается необходимость руководства компаний и предприятий позаботится о сохранности архивной документации в течение положенного срока. Период хранения прописывается в законе и соответствует государственным стандартам. Для обеспечения целостности бумажной документации используются металлические огнеупорные сейфы, шкафы.
При необходимости, данные из документов передаются в госкомстат Российской Федерации. Автоматизация, оцифровка ведения оборота бумаг – одно из преимущественных направлений в оптимизации процесса управления работой штата. Сегодня большая часть отчетности составляется не в бумажном виде. Это не снимает обязанности с руководителей предприятий, менеджеров в сохранности архива в течение одного, трех, пяти или более лет.
Электронный кадровый учет
При использовании электронного кадрового учета важно соблюдать условия безопасности документов, сокращать доступ к архиву в силу действия закона про защиту персональных данных. Электронный учет документации имеет ряд преимуществ:
- быстрый доступ к документам;
- защищенности файлов паролями;
- нет необходимости приобретения сейфов для сохранения бумаг;
- экономия пространства в офисном помещении – на жестком диске может храниться 10 тысяч документов и более;
- экономия времени – подписать, найти любой документ можно за 1-2 минуты в архиве жесткого диска на компьютере.
Видео
Нашли в тексте ошибку? Выделите её, нажмите Ctrl + Enter и мы всё исправим!Для документального оформления всех кадровых операций в организации необходимы определенные знания и умения.
Делопроизводство на предприятии регулируется самостоятельно разработанной и утвержденной директором инструкцией. Она является внутренним нормативным актом и обязательна для соблюдения всеми сотрудниками хозяйствующего субъекта. Разрабатывает и контролирует ее исполнение отдел кадров.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Законодательство требует составления множества документов, закрепляющих все стороны трудовых отношений сотрудника с работодателем.
Опытные и начинающие кадровики должны повышать квалификацию. В помощь им созданы интернет-сайты, на которых представлены теоретические курсы кадрового делопроизводства.
Кадровые бумаги отражают деятельность персонала, подтверждают стаж сотрудников, играющий первостепенную роль при начислении пенсии. Руководство отвечает за документальный фонд предприятия.
Главные детали в контроле на бумаге
Грамотная организация кадрового учета требует знания нормативной базы, отслеживания ее изменений, ориентации в формах используемых документов.
С какой целью осуществляется
Порядок ведения кадрового учета регламентируется законодательством. На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба. Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ.
Бумаги могут иметь унифицированную форму либо разрабатываться на предприятии и утверждаться в локальных актах.
Кадровое делопроизводство - это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда.
Кадровые вопросы включают в себя следующие позиции:
- оформление приема на работу;
- внутреннее перемещение работников;
- увольнение;
- регулирование отношений между руководителем и сотрудниками;
- организация трудового процесса;
- иные.
Правильная организация кадрового учета способствует решению ряда задач.
Его основные цели представлены в таблице:
| Направление кадровой работы | Выполняемые задачи |
| Учетно-контрольное | прием, учет, увольнение персонала. |
| Планово-регулятивное | подбор, перемещение, адаптация работников. |
| Отчетно-аналитическое |
|
| Координационно-информационное |
|
| Организационно-методическое |
|
| Документальное |
|
В Москве и других крупных регионах РФ организации, имеющие отдельные подразделения, могут вести кадровый учет онлайн. Для этого разработаны соответствующие программы, позволяющие производить обмен документами в электронном виде.
Законодательная база
Законодательные основы кадрового делопроизводства содержатся в ТК РФ.
Эта деятельность регулируется целым рядом нормативно-правовых актов:
- Указания по заполнению и применению первичных документов по учету и оплате труда (постановление Госкомстата № 1 от 05.01.04);
- унифицированные документы и требования к их составлению (постановление Госстандарта № 65-ст от 03.03.03);
- Типовая инструкция по делопроизводству для федеральных органов исполнительной власти (приказ Минкультуры РФ № 536 от 08.11.05);
- Правила работы архивов (решение Коллегии Росархива от 06.02.02);
- Правила делопроизводства для ФОИВ (постановление Правительства РФ № 477 от 15.06.09);
- Закон об информации, ее защите и информационных технологиях № 149-ФЗ от 27.07.06;
- Закон о рассмотрении обращений российских граждан № 59-ФЗ от 02.05.06;
- Закон о государственном языке РФ № 53-ФЗ от 01.06.05;
- Закон об архивном деле № 125-ФЗ от 22..10.04;
- Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от 29.07.04;
- Приказ о трудовых книжках № 117н от 22.12.03;
- Постановление о принятии инструкции по заполнению трудовых № 69 от 10.10.03;
- Постановление о трудовых книжках № 225 от 16.04.03;
- инструкции Генштаба вооруженных сил РФ.
Обязательные документы
ТК РФ обязывает организации иметь свою законодательную базу, включающую ряд обязательных локальных нормативных документов.
К ним относятся:
| Устав | Основной учредительный документ. В нем прописана правовая форма предприятия, учредители, сфера деятельности, порядок приема и увольнения руководителя, его полномочия. Многие внутренние нормативные акты компании составляются на основании положений Устава. |
| Правила распорядка труда (далее - Правила) |
|
| Инструкция о защите персональных данных |
|
| Положение об охране труда | Оно находится в отделе кадров. Каждого работника ознакамливают с документом. На предприятиях с численностью сотрудников более 50 человек должна присутствовать должность специалиста по охране труда. |
| График сменности | Применяется в компаниях со сменным графиком труда. Документ является срочным и действует определенный период на усмотрение работодателя. |
| Бумаги по нормированию труда | В них отражаются необходимые временные затраты на изготовление продукции (выполнение работ) одним сотрудником или группой и установление на их основе трудовых норм. |
Нормативные акты
После принятия руководителя, устанавливается количество должностей, требуемых для нормальной работы организации. С учетом полученных цифр, производственного цикла и других особенностей деятельности предприятия готовится .
Для оформления документа обычно используют бланк унифицированной формы. Скачать образец бесплатно можно из интернета. Работодатель вправе корректировать расписание на свое усмотрение.
В документе должности перечисляются в иерархическом порядке: начиная с директора и заканчивая вспомогательным персоналом. Для каждой из них указывается число единиц по штату, оклад и надбавки.
На следующем этапе формируется рабочее расписание. Оно представляет собой графики работы для всех сотрудников. При наличии смен, создаются подробные графики сменности. В документе кратко описываются требования к внешнему виду работников, поведению, распорядку дня и т. д.
Далее разрабатывается форма трудового договора. При этом должны учитываться основные нормы ТК РФ и внутренних нормативных документов компании. Трудовое соглашение обычно составляет юрист организации или привлеченный со стороны.
Документ должен включать следующие позиции:
- сведения о юрлице: название, адрес, телефон, ФИО и должность руководителя;
- данные паспорта сотрудника;
- должность сотрудника, типы договора (постоянный или срочный) и рабочего места (основное или дополнительное);
- перечень основных обязанностей со ссылкой на инструкцию к данной должности;
- сведения об оплате труда, доплатах, льготах, предоставлении отпусков;
- рабочий график, оплата переработки;
- причины для прекращения действия договора и иные условия;
- подписи и реквизиты сторон, печать предприятия.
Для проверки и оптимизации работы кадровиков руководство может провести внутренний или независимый аудит. Это способствует уменьшению риска административных наказаний, споров и жалоб со стороны персонала.
Этапы организации кадрового делопроизводства с нуля
Для формирования кадрового учета удобно использовать следующую пошаговую инструкцию:
| Подготовка необходимого | Для организации кадровой службы сначала нужно приобрести мебель, оргтехнику, канцтовары и т. д. Обязательно потребуется кадровая программа, например, «1С: ЗУП» и справочная правовая система. Благодаря этому работники отдела будут отслеживать последние изменения законодательства и получат доступ к необходимым документам. Сейф нужен для хранения трудовых и важных бумаг. |
| Оформление руководителя | Директор является исполнительным лицом любой компании. Он подписывает документацию. Для наделения его всеми полномочиями он принимается на работу по трудовому соглашению. Издается соответствующее распоряжение, которым он назначает сам себя. |
| Назначение ответственного за кадровую работу | В небольшой компании эти функции может исполнять руководитель. Если делопроизводством занимается отдельный работник, с ним оформляют трудовой договор. На его основании готовится приказ. Если обязанности возложены на одного из принятых ранее сотрудников, оформляют дополнительное соглашение и приказ. |
| Составление внутренних актов | Они подписываются директором и хранятся в специальной папке вместе с приказами. К локальным документам относятся бумаги, перечисленные выше (раздел «Нормативные акты»). |
| Документирование приема персонала | На каждого работника следует завести папку для подшивки всех бумаг, связанных с его данными и трудовой деятельностью (трудовое соглашение, приказ о приеме, личная карточка). |
| Заполнение трудовых книжек | В данные документы сотрудников вносятся записи о приеме, переводах, поощрениях и т.д. Работодатель обязан завести новую книжку на сотрудника, который ранее никогда не работал. Трудовые и журнал их регистрации есть в отделах канцтоваров. Храниться данные бумаги должны в сейфе. |
Данная инструкция подойдет и для чайников, не имеющих опыта в данном вопросе.
Как ведётся учёт
Для ведения учета нужно правильно организовать документооборот.
Для этого необходимо сделать следующее:
- разработать внутреннюю нормативную базу;
- подготовить штатное расписание для каждой единицы штата;
- произвести штатную расстановку;
- подготовить трудовые соглашения;
- разработать формы по личному составу;
- оформить карточки Т-2;
- утвердить бланки заявлений для сотрудников;
- подготовить внутренние приказы.
Все кадровые действия должны подтверждаться . Их перечень закрепляется в нормативных актах.
Дополнительные моменты
Кадровый учет с нуля начинается с приема персонала. Важно правильно оформить на работу соискателей, подготовить необходимую документацию.
Штатное расписание и отпуска
Одним из обязательных типовых документов, которые должны существовать на предприятии является штатное расписание (ф. Т-3).
- список структурных подразделений и должностей;
- количество единиц штата по каждой должности;
- оклады, надбавки по должностям;
- фонд зарплаты организации.
Подразделения указываются в документе по степени их важности для работы организации. Внутри них должности работников должны приводиться также в порядке значимости. Названия должностей в трудовых соглашениях и штатном расписании должны совпадать.
Штатная расстановка - это форма расписания с внесенными ФИО работников в соответствии с занимаемыми должностями.
График отпусков (ф. Т-7) отражает информацию о времени предоставления ежегодных отпусков всем работникам. Составляется на год. Его утверждает директор по согласованию с профорганом. Документ должен оформляться минимум за 2 недели до нового года. Занесенные в него данные обязательны для исполнения, как сотрудниками, так и работодателями. Исключение составляют льготники.
График включает следующие реквизиты:
- название подразделения;
- наименование должности;
- ФИО и табельный номер труженика;
- число дней отпуска;
- даты ухода в отпуск по плану и факту;
- основание переноса отпуска, предположительная дата.
За 2 недели до отпуска сотруднику сообщают об этом. Издается распоряжение, с которым сотрудника ознакамливают под роспись. В ноябре можно подготовить приказ для всех руководителей подразделений, обязывающий их сдать в бухгалтерию графики отпусков до 1 декабря. Это облегчит подготовку общего графика.
Оформление сотрудников
Полноценная работа организации начинается с набора сотрудников. Заполнение вакансий сопровождается оформлением документов.
Обязанности кадровика при приеме сотрудников заключаются в следующем:
- регистрация в специальном журнале заявления от соискателя;
- ознакомление новичка с действующими инструкциями и локальными актами;
- оформление трудового соглашения и контроль подписания его сторонами;
- выдача экземпляра договора сотруднику и проставление отметки об этом на бланке организации;
- оформление и регистрация приказа в книге учета;
- заполнение личной карточки, подшивка документов в дело (заявления, копий личных бумаг, приказа, договора);
- передача документов расчетчику для начисления зарплаты сотруднику.
При построении системы кадрового делопроизводства изначально следует определиться, какие документы обязательно должны оформляться, а какие нужны для конкретной сферы деятельности.
К необходимым бумагам относятся:
- распоряжения по личному составу (на прием, перевод и т. д.);
- кадровые приказы (на отпуска, премии, командировки и т. д.);
- карточки Т-2;
- трудовые;
- соглашения;
В прочие обязательные бумаги входят следующие:
- штатное расписание;
- положение по ОТ;
- журнал регистрации командировок;
- правила внутреннего распорядка;
- прочие.
Должностные инструкции и Колдоговор вести не обязательно, однако эти документы есть почти у каждого работодателя.
После установления перечня обязательной документации, следует изучить уставные бумаги. На их основании нужно разработать другие документы. Их перечень зависит от характера деятельности юрлица и особенностей условий труда. Например, при необходимости обеспечения работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о порядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы.
Документально должны подтверждаться компенсации и льготы за работу в особых условиях: на вредных производствах, ненормированную, ночную и т. д. Далее оформляют Положение о кадровом делопроизводстве. В нем отражают список необходимых для работы организации бумаг, порядок их оформления и хранения.
Законодательство не обязывает разрабатывать такое Положение, однако оно существенно облегчит работу кадровикам. На работу в новую организацию сначала принимается директор, затем он набирает остальной персонал.
Состава и количество требуемых должностей отражает штатное расписание. В правилах распорядка отражаются все графики работы, требования к сотрудникам и т. д. Типовое трудовое соглашение разрабатывается на основании норм ТК РФ.
Перед применением учетных журналов их следует подготовить: пронумеровать листы, прошить, скрепить печатью. На последний лист прошивки приклеивают бумажку. На ней указывают число страниц, директор или ответственный исполнитель расписываются, ставится печать. На первой странице журнала пишут наименование организации и дату начала его ведения.
Одним из важнейших документов кадрового учета является трудовая книжка. Для их ведения приказом назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за сохранность.
Часто задаваемые вопросы
Организация кадрового учета имеет определенные тонкости и нюансы:
| Порядок восстановления | Процедура не отражена в законодательстве.
Обычно она состоит из следующих шагов:
|
| Особенности у ИП с наемными работниками | Предприниматель принимает персонал на работу по стандартному сценарию.
Договор заключается в несколько этапов:
|
| Ведение на малом предприятии |
|
| Упрощение учета на микропредприятиях | Все условия труда закрепляются в соглашении с работником. В 2019 году руководители данных компаний и ИП вправе отказаться от составления локальных нормативных актов. В течение 4 месяцев с момента утраты статуса микропредприятия, руководство обязано оформить «традиционную» кадровую документацию. |